OS Programas de Validação e Assinatura Do SPED Realizam Auditorias?

1. INTRODUÇÃO

Gerar e/ou lançar nas obrigações acessórias¹ informações fiscais, contábeis, trabalhistas e previdenciárias, entre outros e posteriormente importar para os PVA – Programas de Validação e Assinatura (criados pela Administração Tributária e Órgãos Fiscalizadores (Receita Federal, SEFAZs, MTE e outros) a partir do SPED), não garante para o contribuinte a inexistência de erros/enganos. Realizar análises e cruzamentos pontuais/gerais sobre as obrigações acessórias e/ou durante o processo de geração dos dados do ERP, também não é suficiente. É preciso ir mais longe, ou seja, é necessário realizar ampla e vertical auditoria sobre toda a base de dados enviada para a Administração Tributária e Órgãos Fiscalizadores e efetuar as atualizações/ajustes (de processos, pessoas(treinamentos) e/ou tecnológicos) na origem.

Espera-se com isso mais do que eliminar os riscos de autuações, ou seja, espera-se também reduzir os custos tributários para manter a competitividade em momentos de dificuldades econômicas no mercado interno e externo, principalmente na competição com concorrentes da China e arredores.
Para reduzir os custos tributários (evitar o pagamento a maior ou menor) sem ferir a legislação vigente, é fundamental garantir:

  •  A apropriação de todos os créditos tributários permitidos pela legislação;
  •  O uso de todos os benefícios fiscais previstos na legislação;
  •  A emissão de documentos fiscais e geração de obrigações acessórias de forma correta;
  •  Que a classificação fiscal das mercadorias seja feita de acordo com a legislação;
  •  A correta correspondência entre CFOP e CST;
  •  Que as bases de cálculo estão corretas;
  •  Que as alíquotas e MVA (substituição tributária) usadas estejam de acordo com a legislação;
  •  O lançamento correto dos ajustes informados nos arquivos das obrigações acessórias;
  •  O correto controle da produção e do estoque (bloco K da EFD-ICMS/IPI);
  •  A inexistência de erros trabalhistas previdenciárias, em especial na folha de pagamento;
  •  A exatidão das adições e exclusões relacionadas a apuração do Lucro Real;
  •  Que os dados cadastrais em geral sejam atualizados de acordo com a legislação;
  •  Entre outros.

Nessa perspectiva, este artigo surge para alertar que os programas de validação e assinatura criados pela Administração Tributária e Órgãos Fiscalizadores não efetuam auditoria eletrônica. Também chama a atenção para a necessidade de realizar auditorias eletrônicas mais amplas e verticalizadas para o contribuinte efetivamente reduzir os riscos de autuações e principalmente os custos tributários, sem ferir a legislação vigente.
Nesse contexto, no item 2 é tratado da ampliação dos controles que a Administração Tributária e Órgãos Fiscalizadores estão implementando sobre os contribuintes. No item 3 são apresentados elementos para chamar a atenção que os PVAs não são software de auditoria eletrônica. Já o item 4 dá destaque para auditorias especializadas focadas em reduzir os riscos de autuações e principalmente os custos tributários, sem ferir a legislação vigente. E por fim, é apresentado o item 5 com as considerações finais.

2. ADMINISTRAÇÃO TRIBUTÁRIA E ÓRGÃOS FISCALIZADORES AMPLIAM O CONTROLE SOBRE OS CONTRIBUINTES

O SPED² – Sistema Público de Escrituração Digital atende, de forma sofisticada, as necessidades da Administração Tributária e Órgãos Fiscalizadores em relação à unificação dos dados e informações dos contribuintes em um único banco de dados compartilhados entre as diversas esferas do governo por meio de convênios, possibilitando a simplificação e redução da quantidade de obrigações acessórias a serem entregues pelos contribuintes. Esse modelo de coletar e organizar os dados permite que órgãos como a Receita Federal do Brasil possam analisar e cruzar os dados de forma extremamente sofisticada e automatizada (AZEVEDO; MARIANO, 2009). Essa modernização inicialmente era impedida pela falta de padronização das informações apresentadas pelos contribuintes, tendo em vista que enviavam os dados e informações em vários tipos de obrigações acessórias (estima-se que eram mais de 200) instituídas pelos governos federal, estaduais e municipais nos mais diversos tipos de linguagens e leiautes. Com o SPED isso está mudando radicalmente.
A partir da modernização da Administração Tributária e Órgãos Fiscalizadores, a tendência é de obrigações acessórias instituídas após o SPED, como a EFD-Contribuições, sejam eliminadas com o tempo, simplificando ainda mais o relacionamento com o Fisco. Por outro lado, pode surgir mais uma obrigação acessória ou novos registros nas obrigações já existentes para acessar a parte financeira dos contribuintes. Embora seja possível fazer isso com os dados dos documentos fiscais de entradas e saídas, das obrigações acessórias do fiscal e contábil.
Enquanto isso não ocorre, a tendência é que permaneçam as citadas na figura a seguir, sendo todas as demais que ainda estão vigentes (DCTF, GIAs, PER/DCOMP, SEFIP, CAGED, RAIS, GRRF, DIRF, entre outras) revogadas em breve³ . São as obrigações acessórias que permanecerão:

FIGURA 1: Obrigações Acessórias criadas a partir do SPED

SPED-blog

Fonte: Autor

Com os dados acessados a partir das obrigações acessórias citadas anteriormente, a Administração Tributária e Órgãos Fiscalizadores poderão olhar para o contribuinte de inúmeros ângulos e com muita facilidade identificar os que pagam/recolhem tributos a maior e/ou menor devido a problemas de gestão ou com o intuito de sonegar tributos.

Na figura a seguir são citados os dados, de forma macro, que os contribuintes enviam por meio das obrigações acessórias para a base de dados o SPED, assim como os diversos órgãos do Governo que podem acessar, via convênio, a referida base de dados. Poderiam ser citados outros órgãos como as Agências Reguladoras que possivelmente também podem ter acesso aos dados do SPED via convênio com a Receita Federal que é uma das principais responsáveis pela guarda dos dados junto ao SERPRO e outros. A seguir figura ilustrativa:

 FIGURA 2: A partir do SPED o Governo amplia o controle sobre os Contribuintes

auditoria-SPED-blog

Fonte: Autor
OBS: nesta figura, a CONFAZ representa todas as Secretarias da Fazenda dos Estados.
A partir da figura anterior, percebe-se que o SPED é extremamente benéfico para a Administração Tributária e Órgãos Fiscalizadores, pois entre vários benefícios, passam a ter:

  • Acesso às informações de compras, vendas e transferências em tempo real por meio da NF-e, NFC-e, CT-e, CF-e e outros;
  • Controle da classificação fiscal das mercadorias por item;
  • Controle sobre as bases de cálculo e alíquotas dos tributos por item;
  • Acesso ao controle da produção e do estoque por item (bloco K da EFD-ICMS/IPI);
    o Matéria-prima;
    o Embalagem;
    o Produtos em elaboração;
    o Produtos prontos;
    o Quebras;
    o Entre outros;
  •  Controle dos estoques/inventários por item;
  •  Acesso detalhado sobre as adições e exclusões na apuração do Lucro Real;
  •  Acesso detalhado sobre a folha de pagamento e outras despesas trabalhistas previdenciárias;
  •  Redução do tempo despendido com a presença de auditores fiscais nas instalações do contribuinte;
  •  Fortalecimento do controle e da fiscalização por meio de intercâmbio de informações entre as administrações tributárias;
  •  Rapidez no acesso às informações;
  •  Aumento da produtividade do auditor através da eliminação dos passos para coleta dos arquivos;
  •  Melhoria da qualidade da informação;
  •  Possibilidade de cruzamento entre os dados contábeis e os fiscais;
  •  Aperfeiçoamento do combate à sonegação;
  •  Entre outros.

A partir do exposto anteriormente, fica claro que com o SPED, a Administração Tributária e Órgãos Fiscalizadores e outros órgãos do Governo passam a ter ampla base de dados sobre os contribuintes, permitindo que possam ampliar significativamente os controles fiscalizatórios, análises econômicas individuais, setoriais e gerais, entre outras análises que o Governo julgar importante.
Embora não seja o foco deste artigo, é importante também citar alguns benefícios que o SPED gera para os contribuintes, conforme citado a seguir:

  •  Redução de custos com a dispensa de emissão e armazenamento de documentos em papel;
  •  Eliminação do papel;
  •  Redução de custos com a racionalização e simplificação das obrigações acessórias;
  •  Eliminação da concorrência desleal;
  •  Uniformização das informações que o contribuinte presta para as diversas unidades federadas;
  •  Redução do envolvimento involuntário em práticas fraudulentas;
  •  Simplificação e agilização dos procedimentos sujeitos ao controle da administração tributária (comércio exterior, regimes especiais e trânsito entre unidades da federação);
  •  Possibilidade de troca de informações entre os próprios contribuintes a partir de um leiaute padrão;
  •  Melhoria nos processos e controles internos contra fraudes/erros;
  •  Entre outros.

3. OS PROGRAMAS DE VALIDAÇÃO E ASSINATURA NÃO REALIZAM AUDITORIAS

É importante registrar que os programas de validação e assinatura não são software de auditoria eletrônica, mas sim para realizar as validações e assinatura digital no intuito de garantir que os dados enviados pelos contribuintes observem os layouts definidos pela Administração Tributária e Órgãos Fiscalizadores, referente as obrigações acessórias do SPED e tenham validade jurídica.

7.10.2 – O fato de um arquivo ser submetido ao PVA e validado pelo mesmo significa que todas as informações contidas neste estejam corretas? Não. As regras de validação estão disponibilizadas, por campo de cada registro, no Guia Prático da EFDICMS/IPI, no site. O PVA faz algumas validações e não quer dizer que a EFD recepcionada no ambiente nacional contenha informações corretas de acordo com a aplicação da legislação tributária. Esta correção será verificada em procedimento posterior de auditoria pelo Fisco Federal e Estadual. O Ajuste Sinief 02/2009, que rege a matéria, diz, na cláusula décima primeira: “§ 3º A recepção do arquivo digital da EFD não implicará no reconhecimento da veracidade e legitimidade das informações prestadas, nem na homologação da apuração do imposto efetuada pelo contribuinte”. Há uma série de validações que o PVA poderia fazer, mas não o faz porque poderia aumentar em muito o tempo de validação no ambiente do contribuinte, por exemplo. As informações incorretas ou as omissões de informações estão sujeitas à aplicação de penalidade pelas autoridades tributárias federal ou estadual(RECEITA FEDERAL DO BRASIL, 2015).

Ao analisar a citação anterior, fica claro que a auditoria de fato será feita pelo Fisco Federal e Estadual em períodos posteriores ao envio dos dados pelos contribuintes e serão usados os métodos e tecnologias mais avançados disponíveis atualmente, conforme o 1.º Seminário de Mineração de Dados e Inteligência Artificial realizado entre os dias 23 e 27 de fevereiro de 2015.

O 1.º Seminário de Mineração de Dados e Inteligência Artificial é uma iniciativa da Receita Federal de Bauru e conta com o apoio da Superintendência da Receita Federal na 8.ª Região Fiscal (RF). O evento começou ontem, às 14h, e terminará na sexta-feira. No primeiro dia, havia cerca de 90 pessoas de diversas áreas da Receita Federal e da Secretaria da Fazenda do Estado (MILANEZ, 2015).

Nesse contexto, percebe-se a importância dos contribuintes realizarem auditorias mais amplas e verticalizadas. Amplas no sentido de considerar todos os dados que são enviados para a Administração Tributária e Órgãos Fiscalizadores citados no item 2 deste artigo. Verticalizados no sentido de fazer estudos profundos para auditar os dados no intuito de identificar inconsistências entre a própria e diversas obrigações acessórias na competência presente e simultaneamente competências passadas.

4. AUDITORIAS ALTAMENTE ESPECIALIZADAS

Tendo em vista o grande volume de dados que devem ser enviados para a Administração Tributária e Órgãos Fiscalizadores, é recomendável que o contribuinte utilize os métodos e soluções (software e serviços) de auditoria e análise de dados para garantir que os dados/informações estejam de acordo com a legislação vigente, sob pena de perder a competitividade, comprometer a rentabilidade do negócio, entre outros, em virtude:

  •  De não se apropriar de todos os créditos tributários (II, IPI, PIS, COFINS, IRPJ, CSLL, ICMS, ISSQN e outros) permitidos pela legislação;
  •  Não usar todos os benefícios fiscais previstos na legislação;
  •  Problemas na classificação fiscal das mercadorias;
  •  Inconsistências na correspondência entre CFOP e CST;
  •  Erros nas bases de cálculo dos tributos;
  •  Erros nas alíquotas e MVA (substituição tributária);
  •  Documentos fiscais de entrada e saída lançados/emitidos com informações legais incorretas;
  •  Erros nos lançamentos de ajustes informados nos arquivos das obrigações acessórias;
  •  Existência de erros/inconsistências nos dados cadastrais das obrigações acessórias;
  •  Recolher/pagar tributos a maior;
  •  Recolher/pagar tributos a menor;
    o Pode ser autuado pela Administração Tributária e Órgãos Fiscalizadores;
  •  Inconsistências nos estoques e inventários;
  •  Inconsistências no controle da produção e do estoque (bloco K da EFD-ICMS/IPI);
  •  Inconsistências trabalhistas previdenciárias, em especial na folha de pagamento;
  •  Erros nas adições e exclusões relacionadas a apuração do Lucro Real;
  •  Entre outros problemas.

Na figura a seguir, evidenciamos os diversos tipos de cruzamentos a serem realizados sobre os dados fiscais, contábeis, trabalhistas previdenciários e outros, evitando os problemas citados anteriormente:

TABELA 1: Auditar os dados no intuito de identificar incoerências entre a própria e diversas obrigações acessórias na competência presente e passadas.

Cruzamentos realizados

PVA

CONNECT

Validação da estrutura do arquivo (quantidade e ordem dos campos/registros);

S

N

Campos/registro obrigatórios não contemplados;

Parcial

S

Correspondência entre campos da mesma obrigação acessória;

Parcial

S

Enquadramentos, princípios, normas, leis, entre outros;

Parcial

S

Preenchimento de campos OC – obrigatório se contiver;

N

S

Existência de registros específicos, por enquadramento, UF, entre outros;

N

S

Falta de informações, lacunas, ajustes, vigências, duplicados, entre outros;

Parcial

S

Confronto entre declarações (Fiscal, Contribuições, XML e outros);

N

S

Confronto entre declarações (Fiscal e Contribuições versus Contabilidade);

N

S

Confronto com competências anteriores;

N

S

Confronto com tabelas externas (município, CFOP, CST, situação do documento, UF, entre outros);

N

S

Confronto com tabelas externas (TIPI, GTIN (antigo EAN), LST, SUFRAMA, NCM, entre outros);

N

S

Verificação de débitos tributários;

N

S

Verificação de créditos tributários indevidos ou não apropriados.

N

S

Fonte: Autor
Em relação a tabela anterior, é importante destacar que os programas de validação e assinatura não realizam os cruzamentos propostos. Também cabe registrar que cada um dos itens citados na tabela anterior se desdobra em centenas de regras de auditoria. Outro detalhe importante é que ao investir em software e serviços de auditoria eletrônica dos dados fiscais, contábeis, trabalhistas previdenciários e outros, é importante estar atento os métodos empregados nas soluções (software e serviços). Existem inúmeros detalhes na legislação que se não forem considerados, implicarão em sérios problemas para o contribuinte. Inclusive a própria auditoria realizada agregará pouco valor, podendo inclusive criar mais problemas do que solucioná-los. Por isso, contar com fornecedores de soluções (software e serviços) que aplicam metodologias adequadas para nortear todo o trabalho de auditoria e análise de dados é fundamental para que o contribuinte efetivamente minimize os riscos de autuações e principalmente reduza os custos tributários, sem ferir a legislação vigente.

A seguir alguns itens que devem ser considerados no processo de auditoria e análise de dados, na qual se destacam:

  1. Levantamento e organização dos dados (obrigações acessórias a serem auditadas);
    a) Definir as competências abrangidas pela auditoria;
    b) Levantar todas as obrigações acessórias das referidas competências;
    c) Identificar as tabelas de referência que precisam ser criadas/atualizadas;
    d) Entre outros.
  2. Importação para o software de auditoria;
  3. Execução da auditoria (cruzamentos e análise dos dados)
  4. Análise das evidências e correções dos erros na origem;
  5. Entre outros, conforme a realidade de cada contribuinte.

5.  CONSIDERAÇÕES FINAIS

A partir das considerações expostas neste artigo, conforme a resposta da pergunta 7.10.2, citada no item 3, os programas de validação e assinatura não são software de auditoria eletrônica. As validações realizadas são para garantir a qualidade dos dados enviados pelos contribuintes, facilitando as auditorias a serem feitas posteriormente pelos Auditores Fiscais da Receita Federal, Auditores das Receitas Estaduais, Auditores do Ministério do Trabalho, entre outros.
No item 2, percebe-se a uniformização e o grande detalhamento das informações que os contribuintes  prestam para a Administração Tributária e Órgãos Fiscalizadores, a partir dos dados das obrigações acessórias entregues ao SPED. Isso evidencia a necessidade do contribuinte especializar os processos, pessoas(treinamentos) e tecnologias para evitar o pagamento a maior ou menor de tributos, seja para reduzir os riscos de autuações, seja para reduzir os custos tributários.
Por fim, sugere-se que os contribuintes busquem no mercado soluções (software e serviços) altamente especializados em auditoria de informações fiscais, contábeis e trabalhistas previdenciárias para reduzir efetivamente os riscos de autuações e custos tributários, sem ferir a legislação vigente.

[¹] Não estão considerados os XML de NF-e, NFC-e, CT-e, CF-e, pois esses seguem outro processo de geração e envio para a Administração Tributária.

[²] É um sofisticado sistema de modernização de toda a Administração Tributária brasileira, tendo como principal objetivo substituir as diversas obrigações acessórias por arquivos mais centralizados e com maior nível de detalhamento das informações fiscais (por item) e contábeis (por lançamento contábil), além de documentos fiscais em papel por arquivos eletrônicos com validade jurídica garantida pela utilização da certificação digital (MELLO, 2010).

[³] Com a publicação da Resolução do Comitê Gestor nº 001/2015 no D.O.U. dia 24/02/2015, está aprovada a versão 2.0 do Manual de Orientação do eSocial (MOS), onde está informado que a substituição das obrigações acessórias  (GRF, GFIP, DCTF e outras) dependerá da regulamentação dos respectivos órgãos que as exigem. E que o prazo máximo para substituição das declarações e formulários que contém as mesmas informações do eSocial será definido em resolução do Comitê Diretivo do eSocial (AGUIAR; IGNACIO, 2015).

REFERÊNCIAS

AGUIAR, Adriana, IGNACIO, Laura. Governo federal libera novo manual e layouts do eSocial. Disponível em: <http://www.valor.com.br/legislacao/3924882/governo-federal-libera-novo-manual-e-layouts-do-esocial>. Acesso em: 27 fev. 2015.

AZEVEDO, Osmar Reis; MARIANO, Paulo Antonio. SPED: Sistema Público de Escrituração Digital. 1. ed. São Paulo: IOB, 2009. 417 p.

MELLO, Newton Oller de. NF-e – Nota Fiscal Eletrônica. 1. ed. São Paulo: IOB, 2010. 368 p.

MILANEZ, Cinthia. Redes sociais são monitoradas para encontrar fraudes no IR. Disponível em: <http://www.jcnet.com.br/Geral/2015/02/redes-sociais-sao-monitoradas-para-encontrar-fraudes-no-ir.html>. Acesso em: 24 fev. 2015.

RECEITA FEDERAL DO BRASIL. Ministério da Fazenda. SPED – Sistema Público de Escrituração Digital.  Perguntas frequentes – Sped Fiscal. Disponível em: <http://www1.receita.fazenda.gov.br/faq/Perguntas_Frequentes_EFDICMS_3.0.2014_outubro.pdf>. Acesso em: 03 fev. 2015.

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